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Warum Hoffeste "out" und Weinevents "in" sind
Mit einfachen Tricks Emotionen wecken

Evelyn Schmidt
LVWO Weinsberg
Projektkoordination Wein und Tourismus

 Weinevents haben Hochkonjunktur. Die Kunden werden jedoch anspruchsvoller. Es geht letztlich für Weinbaubetriebe darum, die Gäste emotional einzufangen
Weinevents haben Hochkonjunktur. Die Kunden werden jedoch anspruchsvoller.
Es geht letztlich für Weinbaubetriebe darum, die Gäste emotional einzufangen

Erfolgreiche Events* passieren nicht einfach so, sondern sind inszeniert wie eine Theateraufführung, künstlich erschaffen, arrangiert und professionell vorbereitet. Um Weinbaubetrieb und Produkte durch Events erfolgreich in Szene zu setzen braucht es wie im Theater einen guten Regisseur - in dem Fall den Winzer - und es braucht ein Drehbuch, eine Story, die alle Mitwirkenden - in dem Fall die Mitarbeiter - kennen und umsetzen.

Goethes Faust bleibt grundsätzlich Goethes Faust, über den Erfolg der Aufführung entscheiden dennoch Inszenierung und Darsteller. Bei einer Weinprobe ist es ähnlich. Im Grunde genommen bleibt sie immer das was sie ist: eben eine Weinprobe. Die Frage ist, wie sie inszeniert wird.

Erfolgreiche Weinevents unterscheidet nur eines: Der Erlebniswert
Bei einem Event rückt der Erlebniswert des Produktes in den Mittelpunkt. Heißt, es geht um das, was mit und um den Wein herum passiert. Was macht ein erfolgreiches Event aus? Es ist außergewöhnlich, überraschend, unterhaltsam, innovativ, eben anders als die anderen. Leicht gesagt. In einer Weinwelt, in der Konsumenten immer anspruchsvoller werden und es an weinbezogenen Veranstaltungen (fast) alles gibt, wird es zugegebenermaßen schwieriger Publikum und Gäste für sich zu gewinnen, sie zu unterhalten und, und darum geht es letztendlich, sie zu emotionalisieren.

Weinevents haben Hochkonjunktur. Geben Sie bei Google einfach mal "Wein + Event" ein. Mit Blick auf die ersten Seiten werden Sie schnell feststellen, dass das Angebot riesig ist und dass Weinbaubetriebe mittlerweile auch Konkurrenz aus anderen Branchen bekommen: Gastronomen, Hoteliers, Eventagenturen und Selbständige profilieren sich zunehmend mit Veranstaltungen rund um die Themen Weingenuss und Kulinarik.

Events als eigenes Geschäftsfeld
Nur wenige Weinbaubetriebe haben ein eigenständiges Geschäftsfeld für "Events und Veranstaltungen" im Unternehmensportfolio integriert und beschäftigen beispielsweise Eventmanager oder Veranstaltungskoordinatoren. Meist läuft die Planung von Veranstaltungen parallel zum Tagesgeschäft. Im Angebot sind zumeist klassische Veranstaltungen, die seit Jahren mehr oder weniger erfolgreich funktionieren. Aber es gibt auch Vorzeigebetriebe, die sich im Eventgeschäft außerordentlich erfolgreich profilieren und mit einem breiten Veranstaltungsprogramm auf sich aufmerksam machen.

Auf den Veranstaltungskalendern deutscher Weinbaubetriebe gibt es Klassiker. Dazu gehören die Weinprobe, das Hoffest und die Keller- bzw. Betriebsführung. Mittlerweile auch häufig im Programm: die Weinbergsführung, die kulinarische Weinprobe und die Vermietung von Räumlichkeiten im Weinbaubetrieb.

Die Weinprobe als Event
Mit dem Hinweis "Weinproben auf Anfrage möglich" werden Sie heutzutage keinen mehr vom Hocker reißen. Entwickeln Sie attraktive Weinproben für Ihren Betrieb und bieten Sie regelmäßig Weinproben an. Machen Sie konkrete Vorschläge und Angebote. "Exklusive Rotweinprobe im Weinberg" oder "5er-Überraschungsprobe in unserer Vinothek" klingt doch ganz anders, oder?

Veranstalten Sie Weinproben zu unterschiedlichen Themen z.B. Spezialitäten-, Kellermeister-, Jahrgangs-, Burgunder-, Sekt-, Vergleichs-, Fass-, Frauenweinproben usw. Nutzen Sie Möglichkeiten für Weinproben an unterschiedlichen Orten wie beispielsweise im Barriquekeller, am Lagerfeuer im Weinberg oder auch außerhalb des Betriebs z.B. auf einem Schiff. Neben Thema und Ort können auch Zeitpunkt und Zeitdauer Ideengeber für kreative Weinproben sein. Wie wäre es beispielsweise mit einer 10-Uhr-Probe, einer Sonntags-, Advents-, Juni-, Winter-, Mitternachts- oder einer 15-Minuten-Powerprobe. Finden Sie Themen für Ihre Weinproben. Seien Sie kreativ und variieren Sie. Sie haben alle Möglichkeiten. Manchmal muss man die Dinge auch nur anders benennen, damit sie funktionieren.

Nicht irgendein Hoffest veranstalten
Machen Sie nicht irgendein Hoffest, davon gibt es genug. Überlegen Sie sich ein Thema, ein Motto. "Swing in den Frühling", "Jazz und Rosé", "Wein-Barbecue" oder "Angus & Wein" sind nur einige sehr gute Beispiele. Sie werden Ihre Gäste neugierig machen und sich in jedem Veranstaltungskalender von anderen Hoffesten abheben.

In Zeiten von Gäste- und Weinerlebnisführern müssen Sie nicht mehr unbedingt selbst mitwandern. In Zeiten des professionellen Weintourismus sollten Sie für Ihre Gäste aber zumindest Tipps und Kartenmaterial zum Weinwandern bereithalten. Es gibt Weinbaubetriebe, die das sogar noch weiterentwickeln: Sie bieten Ihren Kunden auf Anfrage Picknickkörbe, Lunchpakete und gekühlte Weine zum Mitnehmen. Auch hier ist Kreativität gefragt. "Wein-Picknick" oder "Wein im Grünen" sind beispielhafte Titel.

Guter Wein und gutes Essen sind die wichtigsten Bestandteile erfolgreicher Weinevents
Die Kombinationen von Wein & Co. in Bezug auf Speisen sind unendlich. Wein & Wild, Fisch, Spargel, Schokolade, Sushi, Gewürze oder Fingerfood, regionale Kombinationen wie Wein & Maultaschen oder Stollen sind nur eine Auswahl. Inszenieren Sie Ihre Wein-Speisen-Kombinationen je nach Veranstaltung in Form von Weinbuffets, Flying Buffets, Menüs, Galadinners, Vineyard-Dinners, Kulinarien, Weinseminaren, Kochkursen, Show-Cookings usw. Wichtig: Vermeiden Sie halbherzige Aktionen. Holen Sie sich Köche, Chocolatiers, Käsefachleute usw. als professionelle Partner an Ihre Seite.

Kulinarische Weinproben gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Neben gutem Wein und gutem Essen gibt es daher einen dritten Bestandteil, der über den Erfolg Ihres Events entscheiden wird: das Rahmenprogramm.

Neue Themen und Kombinationen
Es scheint kaum ein Thema zu geben, das sich nicht mit Wein verbinden lässt. Ja es entsteht fast der Eindruck, dass es eine regelrechte "Wein-&-Co.-Manie" gibt. Um auf Ideen zu kommen ist das Wein-&-Co.-Prinzip aber sehr geeignet. Erfolgreiche Veranstaltungen bestechen durch einen klaren Themenbezug, außergewöhnliche Rahmenprogramme und neue Kombinationen.

Um frischen Wind in Ihren Veranstaltungskalender zu bringen ist Fantasie gefragt. Wein & Musik in allen Facetten von Konzerten, Bällen bis musikalischen Weinproben, Wein & Kunst von Ausstellungen bis Liveinstallationen, Wein & Comedy von Kabarett bis Improvisationstheater, Wein & Literatur von Lesungen, Märchenstunden bis Krimidinners, Wein & Film, Magie, Wellness, Stein, Holz, Glas, Handwerk, Geschichte. Oder kombinieren Sie den Wein bei einem Event mit Aktivitäten wie Tanzen (z.B. Wein & Tango), Nordic Walking, Kanu fahren oder Sport (z.B. Wein & Golf).

Zu den allgemeinen Trends im Eventbereich gehören Veranstaltungen in außergewöhnlichen Locations (Orte, Schauplätze). Beste Voraussetzungen für einen Weinbaubetrieb. Der Preis spielt im Eventgeschäft eine eher untergeordnete Rolle. Großer Beliebtheit erfreuen sich Veranstaltungen mit einer kleinen Teilnehmerzahl und einer persönlichen Atmosphäre, Mitmach-Events und Interaktivität. Weinversteigerungen und Weinwettbewerbe wie z.B. Weinolympiaden funktionieren gut. Gefragt ist Edutainment - eine Wortbildung aus Education (Bildung) und Entertainment (Unterhaltung) - das richtige Stichwort für z.B. Weinseminare, Kundenweinlesen, themenbezogene Workshops und mehr.

Anlässe für Events gibt es viele. Arbeiten Sie mit konkreten Themen, guten Titeln und klaren Beschreibungen. Gehen Sie weg vom Normalen, spezialisieren Sie sich und entwickeln Sie ein eigenständiges Profil für Ihre Veranstaltungen. Stellen Sie den Wein immer in den Mittelpunkt.

Keine Zeit, um Gäste zu unterhalten? In Zeiten von Gäste- und Weinerlebnisführern muss der Betriebsleiter nicht unbedingt bei einer Wanderung die ganze Strecke mitgehen
Keine Zeit, um Gäste zu unterhalten? In Zeiten von Gäste- und Weinerlebnisführern muss
der Betriebsleiter nicht unbedingt bei einer Wanderung die ganze Strecke mitgehen

Vermietung von Räumlichkeiten
Die Vermietung von Räumen für individuelle Veranstaltungen wie Firmenveranstaltungen, Tagungen, Familienfeiern, Hochzeiten u.ä. wird von vielen Weinbaubetrieben angeboten. Auch hier gilt: Der Hinweis "Vermietung von Veranstaltungsräumen auf Anfrage möglich" ist nicht ausreichend. Entwickeln Sie Standards in Bezug auf Ihr Angebot und Ihre Preisstruktur. Das macht es Ihnen einfacher und generiert Zusatzeinkünfte.

Problemfelder Zeit und Personal
"Keine Zeit für Events" ist ein vielzitiertes Argument gegen den Aufbau eines professionellen Veranstaltungsmanagements im Weinbaubetrieb.

Tipp 1: Qualität vor Quantität. Veranstalten Sie lieber weniger, dafür qualitativ umso bessere Events.
Tipp 2: Planen Sie langfristig. Das schützt Sie vor Stresssituationen und Engpässen.
Tipp 3: Entwickeln Sie Standards. Eine neue Veranstaltung muss sich einspielen. Sie werden merken, je öfter Sie Events durchführen, desto mehr profitieren Sie von der Routine.

"Kein Personal für Events" ist ein weiterer Einwand gegen die Erweiterung des eigenen Veranstaltungsprogramms.

Tipp: Suchen Sie sich Partner und geben Sie Aufgaben an Dritte ab. Von Köchen, Moderatoren, Gästeführern, Künstlern, Fotografen bis Technikern können Sie Partner akquirieren. Ihr Event wird von diesen Persönlichkeiten profitieren und an Mehrwert gewinnen. Viele Beispiele zeigen zudem, dass Kooperationen und gemeinsame Veranstaltungen mit anderen Weinbaubetrieben Synergien bringen und sehr erfolgreich sind.

Tipps für die Planung und Promotion
Entwickeln Sie Events, die zu Ihnen und Ihrem Betrieb passen. Machen Sie ein Brainstorming (Methode fürs Ideensammeln) im Team und überlegen Sie, was für Ihre bestehenden Kunden und eventuell auch neue Zielgruppen interessant sein könnte. Machen Sie sich eine Übersicht mit Veranstaltungen, die Sie bereits durchgeführt haben, momentan anbieten und für die Zukunft planen. Werten Sie Ihre bestehenden Veranstaltungen durch neue Ideen auf.

Erfolgreich sind in der Regel regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen (z.B. in Form von Veranstaltungsreihen, regelmäßig angebotenen Weinproben usw.) und besondere Veranstaltungshighlights, die beispielsweise nur einmal im Jahr stattfinden (z.B. großes Frühlingskonzert, großes Wein-Festival, besondere Jahrespräsentation, Kundenweinlese usw.).

Nach der Idee zum Event folgt die Detailplanung. Entwickeln Sie das Drehbuch für Ihr Event (Zeitplan, Ablauf, Programm). Kalkulieren Sie die Veranstaltungskosten und legen Sie Teilnehmerzahlen und Preise fest. Planen Sie den Personaleinsatz und akquirieren bzw. buchen Sie Kooperationspartner frühzeitig. Stimmen Sie Wein-/ Speisenfolgen ab und planen Sie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Planen Sie bei Events im Freien immer eine Schlechtwettervariante ein. Fixieren Sie diese Dinge schriftlich, dass hilft Ihnen für kommende Veranstaltungen.

Prüfen Sie, ob Genehmigungen eingeholt oder Gema-Gebühren entrichtet werden müssen. Öffentliche Veranstaltungen müssen in der Regel bei der Gemeinde angemeldet und genehmigt werden. Dort erhalten Sie auch Informationen zur Genehmigung von Plakatwerbung, Sperrstunden und Schankgebühren. Veranstaltungen mit Live-Musik, Tonträgerwiedergaben, Filmvorführungen u.ä. unterliegen Gema-Gebühren. Nähere Informationen dazu gibt es unter www.gema.de.

Entwickeln Sie einen Veranstaltungskalender für Ihren Betrieb und legen Sie wiederkehrende Termine frühzeitig fest. Wichtigstes Medium: Ihre Homepage. Nutzen Sie das Internet und stellen Sie aktuelle Termine und Informationen zu Veranstaltungen frühzeitig auf Ihrer Homepage ein. Nutzen Sie lokale und regionale Veranstaltungskalender und (Internet)-Plattformen insbesondere über die Städte und Tourismusverbände. Versenden Sie regelmäßig Newsletter bzw. Mailings und frühzeitig Einladungen an Ihre Stammkunden. Ergänzen Sie Veranstaltungshinweise auf Ihren Preislisten, Geschäftsbriefen und E-Mails sowie sichtbar im Weinbaubetrieb.

Ihr Veranstaltungskalender für 2011 sollte feststehen. Hand aufs Herz: Was planen Sie für die kommende Sommerzeit?

* Event und Veranstaltung werden im Marketing als Synonyme gebraucht.


Hilfreiche Tipps für Events im Weinbaubetrieb
Drei Checklisten für den Erfolg

Checkliste: Vorbereitung

 Sorgen Sie dafür, dass die Anfahrt zum Veranstaltungsort und zu Parkplätzen gut ausgeschildert ist.

 Sammeln Sie im Vorfeld Informationen zum Gästekreis und arbeiten Sie mit Gästelisten.

 Bereiten Sie grundsätzlich Expertisen, Probelisten und Informationsmaterial, gegebenenfalls auch Geschenke und Weinpakete zum Mitnehmen vor.

 Briefen Sie Ihr Team und stimmen Sie sich mit Ihren Kooperationspartnern über Ablauf und Inhalt ab.

 Prüfen Sie Dekoration, Tischordnung, Licht und Raumtemperatur auf Angemessenheit.

Checkliste: Durchführung

 Begrüßen Sie Ihre Gäste und eröffnen Sie das Event offiziell. Führen und begleiten Sie Ihre Gäste durch das Event.

 Sorgen Sie für eine Wohlfühlatmosphäre. Seien Sie sympathisch, entspannt und souverän.

 Stellen Sie sich auf die Zielgruppe ein und reagieren Sie flexibel und professionell auf Unvorhergesehenes.

 Beziehen Sie Ihre Gäste ein. Suchen Sie den Dialog und schaffen Sie Bewegung, Aktivität, Abwechslung und Überraschungsmomente.

 Machen Sie Bilddokumentationen als Erinnerung für Ihre Gäste und Referenz für Sie.

Checkliste: Nachbereitung

 Suchen Sie das Feedback Ihrer Gäste (Gespräche, Gästebuch, Feedbackkärtchen o.ä.).

 Sehen Sie Beschwerden als Chance und Lob als Motivation und nutzen Sie diese wertvollen Hinweise für Ihre nächsten Events.

 Prüfen Sie Rechnungsstellungen und Ihre Kalkulation auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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